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如何在 Windows 10 上使用檔案記錄備份 Outlook 電子郵件
您應該定期備份電腦上的資料。如果您使用Outlook來管理電子郵件，則還需要備份其中的資訊。否則，您將面臨遺失電子郵件、聯絡人、工作等的風險。
Windows 10 有一個名為「檔案歷史記錄」的內建備份實用程式。本文將向您展示如何使用文件歷史記錄建立 Outlook 文件的副本，並重點介紹一些需要避免的錯誤。
如何在 Windows 10 上使用檔案記錄備份 Outlook 電子郵件
如何使用文件歷史記錄
儘管有具有更豐富功能的第三方程序，但檔案歷史記錄內建於Windows 10中，可讓您將檔案備份到另一個磁碟機。如果原始文件以某種方式被刪除，您可以恢復它們。
首先，按Windows 鍵 + I開啟「設定」。導覽至更新和安全性 > 備份。
選擇備份磁碟機
您將看到新增驅動器選項。按一下此處選擇您要將檔案備份到的磁碟機。
如果可能的話，您會發現您能夠選擇系統本身內的其他驅動器。然而，使用外部驅動器更合適。這是因為如果您的電腦出現問題，外部硬碟有可能不會受到影響。它還將使系統之間的資料傳輸變得更加容易。
如果您沒有看到新增磁碟機的選項，則表示已選擇磁碟機。按一下更多選項以在以Total space on開頭的行中尋找該磁碟機。如果這不是您想要的驅動器，請向下捲動並按一下「停止使用驅動器」。導航回到上一頁並按照上面的說明進行操作。
選擇驅動器後，文件歷史記錄將自動開啟。如果沒有，只需將自動備份我的檔案 切換到 On 狀態即可。
設定備份頻率
選擇驅動器後，您需要決定文件歷史記錄的頻率。
預設情況下，「備份我的檔案」選單設定為「每小時」。但是，您可以將其變更為其他時間間隔或每天，具體取決於您想要更新備份的方式。
保留我的備份選單決定從磁碟機中刪除備份之前的時間長度。預設情況下，它們設定為永久保留，但您可以將其變更為不同的每月或每年間隔。此外，只有在磁碟機已滿時刪除檔案才需要「直到空間」選項。
選擇要備份的資料夾
接下來，是時候選擇您想要備份的內容了。如果您位於主備份頁面，請按一下「更多」。
此頁面上有一個名為「備份這些資料夾」的部分。預設情況下，您的使用者帳戶包含多個資料夾，例如「下載」、「文件」、「圖片」等。
如果您想備份這些資料夾之一，請參閱文章：使用檔案歷史記錄備份和還原資料的說明。
您的 Outlook 檔案儲存在C:\Users\NAME\Documents\Outlook Files 中，因此它們會自動包含在內。
點選新增資料夾。然後，您可以瀏覽到「文件」中的 Outlook 資料夾，並選擇「選擇此資料夾」。
要從清單中刪除資料夾，只需選擇它並點擊“刪除”即可。
您也可以從備份中排除資料夾。當您想要備份包含許多子資料夾的資料夾並且想要排除一些資料夾時，這非常有用。
捲動到排除這些資料夾部分，然後按一下新增資料夾。瀏覽至要排除的資料夾，然後按一下選擇此資料夾。
文件歷史記錄和展望
在使用文件歷史記錄備份 Outlook 檔案之前，需要記住一些事項。
文件歷史記錄只會備份執行時未使用的檔案。這意味著如果您開啟 Outlook，您的檔案將不會被備份。
因此，確保備份 Outlook 檔案的最佳方法是在檔案歷史記錄運行時關閉程序，或足夠頻繁地設定頻率以捕獲所有內容（請參閱上面的設定備份頻率）。
Outlook 檔案大小達到千兆位元組也很常見。
文件歷史記錄不會以特別聰明的方式管理其備份。雖然某些實用程式會增量備份，僅更新自上次掃描以來已更改的文件並刪除舊文件，但文件歷史記錄不會這樣做。
相反，文件歷史記錄將通知資料已更改並再次備份整個文件。如果您的 Outlook 檔案太大，您的磁碟機空間很快就會耗盡。若要解決此問題，請安裝檔案歷史記錄以保留備份，直到磁碟機已滿。
此外，您可以定期前往「設定」>「更新與安全性」>「備份」>「更多選項」>「檢視進階設定」>「進階設定」>「清理版本」。
您可以在此根據備份的建立日期刪除備份。使用「刪除檔案」選單，將其設定為除最後一個檔案之外的所有文件，然後按一下「清理」。
文件歷史記錄的替換
如果您只是想要自動備份 Outlook 的方法，而文件歷史記錄不適合您，請查看文章：有關備份 Outlook 資料的 4 種簡單方法的說明。
本文向您展示如何使用 Outlook 自動建立存檔文件，您可以將其儲存在外部磁碟機上。
這個持續更新的檔案可以在您開啟 Outlook 時運行，因此如果上述方法遇到問題，它是一個很好的選擇。
透過遵循上述建議，您將確保 Outlook 檔案的安全。請記住，在丟失資料之前，備份可能看起來並不重要。那時，您將始終想要備份數據，因此請立即執行此操作以保護自己。
祝你好運！
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